Tietosuojaseloste

Selostamme oheisessa tietosuojailmoituksessa, miten käsittelemme rekisteröityjen henkilötietoja juridisia asiantuntijapalveluita tuottaessamme ja muutoin omassa toiminnassamme.

 

Henkilötietoja käsittelevänä rekisterinpitäjänä toimii

Riihi Asianajotoimisto Oy (y-tunnus 3377369-1)
Asemakatu 22-24, 3. krs 70100 Kuopio
puhelin: 0503585718, sähköposti toimisto@riihilex.fi. 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme rekisteröityjen henkilötietoja seuraavilla EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679, ”GDPR”) mukaisilla käsittelyperusteilla:

  • rekisteröidyn antamalla nimenomaisella suostumuksella;
  • sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, missä rekisteröity on osapuolena (esimerkiksi toimeksiantosopimus tai työsopimus);
  • rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi(esimerkiksi Riihi Asianajotoimisto Oy:n työnantajanvelvoitteiden hoitamiseksi sekä terrorismin ja rahanpesun estämisen edellyttämään asiakkaiden tunnistamiseen sekä kirjanpitolainsäädännön edellyttämällä tavalla); ja
  • oikeutetun edunperusteella tarjotaksemme asiakkaillemme asianajotoimintaan liittyviä palveluita.

 

Voimme käsitellä toiminnassamme erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja esimerkiksi työnantajavelvoitteiden hoitamiseksi tai oikeusvaateiden laatimisen, esittämisen tai puolustamisen yhteydessä. Käsittelemme erityisiä henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti ja asianmukaisuudella erityisyydellä huolellisuudella.

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on, että pystymme palvelemaan nykyisiä ja potentiaalisia asiakkaitamme, markkinoimaan ja kehittämään palveluitamme, seuraamaan ja tilastoimaan palveluidemme käyttöä sekä hoitamaan meille kuuluvat lakisääteiset velvollisuutemme.

Henkilötiedoista muodostuvat rekisterit ja henkilötietoryhmät

Henkilötietojen keräämisen myötä meille muodostuvat alla kuvatut henkilörekisterit, joissa käsittelemme säännönmukaisesti rekisteröityjen henkilötietoja.

Olemme kuvanneet kunkin henkilörekisterin kohdalla, mitä käyttötarkoitusta varten henkilörekisteri on perustettu ja esimerkinomaisesti, mitä henkilötietoja niissä on ja millä käsittelyperusteella henkilötietoja rekistereissä käsitellään.

 

Rekisterin nimi

Käsiteltävät henkilötiedot

Soveltuva käsittelyperuste

Asiakasrekisteri

Asiakasrekisteri muodostuu henkilötiedoista, joita käsittelemme asiakkaan tunnistamista varten, asiakassuhteen maksuliikenteen toteuttamista ja mahdollista saatavien perintää varten, kirjanpitolainsäädännöstä seuraavien velvoitteiden hoitamista varten sekä asiakassuhteen hoitamista ja kehittämistä varten.

 

Tällaisia henkilötietoja ovat esimerkiksi

·                 rekisteröidyn ja/tai tämän edustajan nimi, osoite, puhelinnumero, tehtävänimi ja muut yhteystiedot

·                 asiakkaan tunnistamiseen liittyvät tiedot ja erilaisiin lakisääteisiin rekistereihin liittymistä koskevat tiedot

·                 asiakkaan laskujen maksutiedot ja mahdolliset laskujen maksamatta jättämiseen liittyvät tiedot

·                 asiakkaan luokitteluun ja tilastointiin liittyvät tiedot

 

Rahanpesu- ja terrorismin estämistä koskevan lainsäädännön mukainen rekisterinpitäjän velvollisuus tunnistaa asiakas


Kirjanpitolainsäädännön mukainen kirjanpitovelvollisuus ja sen mukainen velvollisuus dokumentoida liiketapahtumat asiakkaiden kanssa

 

Saatavien perintään liittyvän lainsäädännön mukainen oikeus periä erääntyneet saatavat

 

Asiakassuhteen hoitamista ja kehittämistä varten rekisteröidyn suostumus, toimeksiantosopimuksen täytäntöönpanoa edeltävät toimet ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu kehittää omaa toimintaansa palvellakseen asiakkaitaan entistä laadukkaammin

 

Toimeksiantoja
koskeva henkilörekisteri

Toimeksiantoja koskeva henkilörekisteri muodostuu niiden rekisteröityjen henkilötiedoista, joita käsittelemme toimeksiantojen hoitamisessa toimeksiantosopimuksen mukaisesti. Rekisteröity voi luovuttaa tällaisia henkilötietoja rekisterinpitäjälle esimerkiksi puhelimitse, sähköpostitse, neuvotteluissa, palavereissa tai oikeudenkäynneissä.

 

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös mahdollisiin toimeksiantojen yhteydessä havaittuihin väärinkäytöksiin reagoinnissa, esimerkiksi niiden edelleen ilmoittamisessa.

 

Toimeksiantoja koskevat henkilötiedot ovat esimerkiksi

·                 toimeksiantoja hoitavien ja niihin osallisten henkilöiden (työntekijät, asiakkaat ja vastapuolet) yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, tehtävänimi

·                 muita toimeksiannon hoitoon liittyviä ja niiden yhteydessä tapauskohtaisesti toimitettuja henkilötietoja, kuten tietoa tapahtumienkulusta, sähköposti- ja muuta kirjeenvaihtoa, valokuvia, tallenteita, kirjeenvaihdossa toimitettuja henkilötietoja yms.

·                 tapauskohtaisesti rekisterinpitäjälle toimeksiannon hoitamisen yhteydessä luovuttuja erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja

 

Toimeksiantosopimusten täytäntöönpano päämiehen ja rekisterinpitäjän välillä

 

Oikeutettu etu väärinkäytösten ja petosten ennalta ehkäisyyn ja niistä ilmoittamiseen

 

 

Markkinointirekisteri

Markkinointirekisteri muodostuu henkilötiedoista, joita käsittelemme esimerkiksi potentiaalisten ja nykyisten asiakkaiden, entisten työntekijöiden, opiskelijoiden, opiskelijayhdistysten, järjestämiemme webinaarien ja tapahtumien osallistujien henkilötiedoista, joille markkinoimme palveluitamme ja tiedotamme toiminnastamme.

 

Tällaisia henkilötietoa on esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero, tehtävänimike ja vastaavat yhteystiedot

 

Rekisteröidyn antama suostumus

Verkkosivujemme henkilörekisteri

Verkkosivujemme henkilörekisteri muodostuu henkilötie-doista, joita keräämme verkkosivujemme kävijöistä ja joita käsittelemme verkkosivujemme toiminnallisuuksien varmistamiseksi sekä verkkosivujemme kehittämistä varten.

Tällaisia henkilötietoja ovat esimerkiksi evästeet ja niiden avulla kerätyt tiedot, tiedot käytetystä selaimesta, verkkosivuilla vietetty aika ja se, mitä reittiä vierailija on saapunut verkkosivuillemme.

 

Rekisteröidyn antama suostumus

Rekrytointirekisteri

Rekrytointirekisteri muodostuu rekrytoivan henkilön keräämistä sekä potentiaalisten työnhakijoiden ja rekrytoitujen työntekijöiden rekrytointiprosessin aikana luovuttamista henkilötiedoista, joita käsittelemme rekrytointipäätösten tekemistä varten.

 

Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi

·                 rekrytoivan henkilön yhteystiedot

·                 työnhakijoiden yhteystiedot ja

·                 työnhakijoiden työhakemuksissa ja rekrytointiprosessin yhteydessä toimittamat ja antamat taustatiedot, mahdollinen valokuva, osaamistiedot, työhistoria ja yhteystiedot mahdollisista lisätietoja antavista henkilöistä ja mahdollinen LinkeIn-profiili sekä työhaastatteluissa annetut henkilötiedot

 

Rekisteröidyn antama suostumus rekrytointiprosessia varten

 

Työsopimuksen täytäntöönpaneminen tai sitä edeltävät toimenpiteet

 

 

Työntekijärekisteri

Työntekijärekisteri muodostuu työntekijöidemme henkilötiedoista, joita käsittelemme työantajavelvoitteiden hoitamista ja työnantajan ja työntekijän välisen työsopimuksen täytäntöönpanoa varten.

 

Tällaisia henkilötietoja ovat esimerkiksi

 

·                 työntekijöiden nimi ja osoitetiedot

·                 henkilötunnus ja syntymäaika

·                 palkanmaksuun ja muihin työnantajavelvoitteisiin liittyen välttämätön tieto verotuksesta, pankkiyhteydestä ja kulloinkin käytetystä ja soveltuvasta työajasta

·                 työsuhteeseen ja työn mittaamiseen liittyvät tiedot (esimerkiksi palaute- ja kehityskeskustelut, urapolkusuunnitelmat)

·                 tieto työnantajan myöntämistä ja/tai sallimista käyttäjätunnuksista ja työnantajalle kuuluvasta omaisuudesta

·                 työntekijän osaamistiedot-, lupa- ja kouluttautumistiedot työtehtäviin liittyen

·                 työntekijän mahdollinen valokuva verkkosivuja, tarjousmateriaalia ja muuta myynninedistämistä varten

·                 työntekijän suostumuksensa nojalla antamat henkilötiedot

 

Työlainsäädännöstä johtuvat työnantajan lakisääteiset velvoitteet

 

Työntekijän ja työnantajan välisen työsopimuksen täytäntöönpaneminen

 

Osittain rekisteröidyn antama suostumus

 

 

Toimitilojen turvallisuusrekisteri

Toimitilojen turvallisuusrekisteri muodostuu toimitilojemme kävijöiden ja vierailijoiden henkilötiedoista, joita keräämme toimitilojemme turvallisuuden varmistamiseksi.

 

Tällaisia henkilötietoja ovat esimerkiksi kameravalvontajärjestelmän tallenteet, joista ilmenee rekisteröidyn ulkonäkö ja tuntomerkit sekä liikkumisajankohta ja -paikka.

 

Oikeutettu etu suojata rekisterinpitäjän omaa omaisuuttaan ja muiden työntekijöiden ja samoissa toimitiloissa olevien henkilöiden turvallisuutta sekä kehittää turvallisuuskäytänteitä

Toimittajarekisteri

Toimittajarekisteri muodostuu rekisterinpitäjän kulloinkin käyttämien toimittajien/sopimuskumppaneiden henkilötiedoista, joita käsittelemme meidän ja toimittajiemme välisten sopimusten täytäntöönpanoon.

 

Tällaisia yhteystietoja ovat esimerkiksi

·                 toimittajan yhteyshenkilön tai edustajan nimi ja yhteystiedot

·                 toimittajasuhteen alkamis- ja päättymispäivä

·                 toimittajan laskutus- ja maksutiedot

·                 toimittajasuhteen hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot

·                 tieto mahdollisista reklamaatioista ja niihin annetuista vastauksista

Toimitussopimusten täytäntöönpano rekisterinpitäjän ja toimittajan välillä

 

Kirjanpitolainsäädännön mukainen kirjanpitovelvol-lisuus ja sen mukainen vel-vollisuus dokumentoida liiketapahtumat toimittajien kanssa

 

 

Henkilötietojen vastaanottajat

Voimme siirtää ja joissain tapauksissa siirrämme rekisteröityjen henkilötietoja sopimuskumppaneillemme, jotka käsittelevät rekisteröityjen henkilötietoja lukuumme meidän ja henkilötietojen käsittelijän välillä laaditun henkilötietojen käsittelysopimuksen perusteella.

Rekisterinpitäjän keskeisimpiä rekisteröityjen henkilötietojen vastaanottajia ja/tai käsittelijöitä ovat rekisterinpitäjän käyttämät it-sopimuskumppanit ja muut sopimuskumppanit, esimerkiksi tilitoimisto, vakuutusyhtiö, tavaran- ja palveluntoimittajat ja tilintarkastusyhteisö.

Voimme luovuttaa tai siirtää rekisteröityjen henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

Lähtökohta kuitenkin on, että emme luovuta rekisteröityjen henkilötietoja kolmannelle osapuolelle, ellei siihen ole yllä kuvattua taikka lainsäädännöstä johtuvaa perusteltua syytä.

Henkilötietojen siirto ulkomaille

Pyrimme siihen, että emme luovuttaisi rekisteröityjen henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos joudumme luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että riittävä tietosuojan taso turvataan soveltamalla tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimenpiteitä (esim. EU:n komission laatimat mallisopimuslausekkeet).

Käytämme verkkosivuillamme kolmannen osapuolen työkaluja, joiden palveluntarjoajat saattavat sijaita myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällaisia palveluntarjoajia ovat esimerkiksi Google Analytics. Tällöin varmistamme henkilötietojen riittävän tietosuojan tason.

Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme rekisteröityjen henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen tietosuojaselosteessa kuvattua kutakin käyttötarkoitusta varten, toimintamme kannalta sekä meitä velvoittavan lainsäädännön ja Suomen Asianajajaliiton edellyttämällä tavalla. Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan säilyttää joko paperisena tai sähköisenä rekisterinpitäjän kulloisenkin toimintapolitiikan mukaan.

Henkilötietojen säilytysaika määräytyy sen mukaan, missä käyttötarkoituksessa henkilötietoja käsitellään. Asiakassuhdetta ja toimeksiantoja koskevia henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin meitä velvoittava lainsäädäntö ja Suomen Asianajajaliiton hyvä asianajajatapa velvoittaa. Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat suuresti.

Toimittajarekisterissä olevia henkilötietoja säilytetään toimittajasopimuksen voimassaolon ajan ja kuusi (6) vuotta toimittajasopimuksen päättymisestä kirjanpitolainsäädäntöön perustuen, ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen perustellusta syystä.

Rekrytointia koskevissa rekistereissä olevia henkilötietoja säilytetään enintään yhden (1) vuoden ajan rekrytointipäätöksen tekemisestä ja tiedoksiannosta perusteena mahdollinen rekrytointia koskeva muutoksenhaku tai muu valitusasia tuomioistuimessa, ellei meillä ole muuta soveltuvan tietosuoja- tai muun lainsäädännön mukaista käsittelyperustetta tätä pidemmälle ajanjaksolle.

Työntekijärekisterissä olevien henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat pääsääntöisesti kahden (2) ja kymmenen (10) vuoden välillä. Henkilötietojen säilytysaika johdetaan rekisterinpitäjää koskevasta velvoittavasta työ- ja muusta lainsäädännöstä. Pisin säilytysaika on työsopimuksilla ja palkkoihin liittyvillä henkilötiedoilla, lyhyin säilytysaika on terveystiedoilla, joita säilytetään vain lainsäädännön sallima enimmäisaika laissa tarkoitetun käyttötarkoituksen toteuttamiseksi.

Suostumuksen perusteella kerättyjä henkilötietoja käsitellään niin kauan, kun rekisteröidyn antama suostumus on voimassa.

Poistamme rekisteröityjen henkilötiedot, kun meillä ei ole enää tarvetta tai laillista perustetta niiden käsittelyyn. Jos rekisteröity on pyytänyt henkilötietojensa poistamista suostumuksen peruuttamisen johdosta, poistamme henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ellei meillä ole muuta tästä tietosuojailmoituksesta johtuvaa muuta käsittelyperustetta rekisteröidyn henkilötiedoille.

Henkilötietojen suojaaminen

Suojaamme rekisteröityjen henkilötiedot asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä organisatorisin ja teknisin toimenpitein, esimerkiksi salasanoin, käyttöoikeuksien rajauksin, toimitilojen lukituksen ja sisäisin toimintaohjein. Meillä on myös käytössä asianmukaiset palomuurit henkilötietojen suojaamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilö tietoihin

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja

henkilötietorekistereihin on talletettu tai ettei rekistereissä

ole häntä koskevia henkilötietoja sekä oikeus saada pääsy

tietosuojalainsäädännössä erikseen kuvattuihin tietoihin.

Oikeus tietojen

oikaisemiseen

Jos rekisteröidyissä henkilötiedoissa on virheitä, rekisteröity

voi esittää rekisterinpitäjälle pyynnön virheen

korjaamisesta. Rekisteröity voi myös saada puutteelliset

henkilötietonsa täydennettyä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien

henkilötietojen poistamista rekisteristä, mikäli

henkilötietojen käsittelylle ei ole lain mukaista perustetta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen käsittelyn

rajoittamista laissa säädetyin perustein.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa

rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia

henkilötietoja oikeutetun edun perusteella, yleisen edun

perusteella, tutkimus- ja tilastollisia tarkoituksia ja

suoramarkkinointitarkoituksia varten.

Rekisterinpitäjällä on oikeus tietosuojalainsäädännön

nojalla jatkaa henkilötietojen käsittelyä

vastustamisoikeuden käytöstä huolimatta, jos

rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa

huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää

rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai käsittely on

tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai

puolustamiseksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle henkilötie-

toja, joita käsitellään suostumuksen tai sopimuksen täy-

täntöönpanemisen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus

saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluetta-

vassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekis-

terin pitäjälle ottaen kuitenkin huomioon, ettei rekiste-

röidyn oikeuksien käyttäminen saa olennaisesti vaikuttaa

muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

Oikeus peruuttaa annettu suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn

antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin

tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Ennen

suostumuksen peruuttamista tapahtunut rekisteröidyn

henkilötietojen käsittely ei kuitenkaan muutu

oikeudettomaksi, vaikka suostumus peruutetaan.

Oikeus tehdä valitus valitusviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle

valvontaviranomaiselle, jos tämä katsoo, että

rekisterinpitäjä ole noudattanut toimintaan soveltuvaa

tietosuojasääntelyä. Kansallisena valitusviranomaisena

toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi)

Muuta

Henkilötietojen käsittely voi joiltain osin olla rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä ja joiltain osin sopimukseen perustuva vaatimus. Henkilötietojen käsittely on lakisääteinen tehtävämme esimerkiksi, jos meillä on velvollisuus tunnistaa toimeksiantojen osapuoli ja asiakkaamme tai se liittyy työnantajavelvoitteidemme hoitamiseen.

Jos edellytämme rekisteröityä toimittamaan henkilötietonsa meille lakisääteisen tehtävän ja sopimukseen perustuvan vaatimuksen nojalla eikä rekisteröity toimita henkilötietoja, emme voi tuottaa palveluita rekisteröidylle ollenkaan taikka tuottamamme palvelut eivät välttämättä vastaa sitä, mitä rekisteröity on odottanut. Tällöin emme vastaa niistä välittömistä tai välillisistä seurauksista, joita rekisteröidylle aiheutuu tai voi aiheutua henkilötietojen antamatta jättämisestä.

Emme suorita automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

Mistä henkilötietosi on saatu

Saamme henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään, kun rekisteröity käyttää tuottamiamme palveluita ja kun rekisteröity luovuttaa henkilötietojaan meille antamansa suostumuksen perusteella. 

Voimme myös kerätä ja päivittää henkilötietoja yhteistyökumppaniemme rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten esimerkiksi alihankkijoiltamme, jotka tuottavat meille palveluita.

Lisätietoja

Mikäli rekisteröidyllä on mitä tahansa kysyttävää liittyen tietosuojakäytäntöihimme tai hän haluaa käyttää oikeuksiaan, pyydämme rekisteröityä ottamaan meihin yhteyttä toimisto@riihilex.fi  

Voimme päivittää tätä tietosuojailmoitusta ilmoittamalle siitä kotisivuillamme tai muulla tavalla sähköisesti.

 

Tietosuojailmoitus on päivitetty 21.8.2023.